In ogni ufficio, la gestione dell’archivio rappresenta sempre un elemento di primaria importanza per mantenere l’ambiente in perfetto ordine ed evitare di smarrire lettere, fatture e documenti.
nL’archivio, in base alle dimensioni dell’ufficio, può essere costituito da qualsiasi struttura: un’intera stanza, oppure uno scaffale o semplicemente qualche cassetto. La soluzione ideale resta sempre quella di mantenere tutto in perfetto ordine, ottimizzando gli spazi e sistemando adeguatamente documenti, lettere, fatture, materiale di cancelleria e altro.
nPer archiviare con precisione i documenti cartacei, raccoglitori e schedari per l’ufficio rappresentano sempre il sistema ideale per mantenere in perfetto ordine ogni tipo di oggetto o documento.
nI raccoglitori sono realizzati in cartone semirigido disponibile in diversi colori, provvisti internamente di un sistema di anelli utile per archiviare le classiche cartelline trasparenti, molto comode per riporre e conservare in perfette condizioni i documenti cartacei.
nI raccoglitori possono essere riposti nell’armadio in ordine cronologico e in base al tipo di documento scelto e rappresentano un’ottima scelta soprattutto per gli uffici nei quali si trova molto materiale cartaceo, che deve essere conservato per diversi anni.
nInoltre, l’organizzazione dell’archivio non riguarda solo gli uffici, ma ogni altro genere di attività: scuole e istituti pubblici o privati, ad esempio, richiedono una cura e una precisione particolari nell’organizzare il proprio archivio, che comprende anche la documentazione riguardante i docenti e gli studenti.
nUn’altra osservazione importante da fare si riferisce agli archivi realizzati a livello privato: spesso in casa si verifica la necessità di creare un archivio relativo a documenti e oggetti personali, ricevute, bollette, pagamenti, conti correnti, così come gli oggetti da collezione, quali possono essere monete, francobolli e altro.
nPer archiviare i piccoli oggetti si può ricorrere a scatole con scompartimenti separati, oppure buste trasparenti o piccole cassettiere.
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Cartelle e raccoglitori colorati per un’archiviazione efficace
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Le cartelline in cartone colorato rappresentano un ottimo sistema di archiviazione proprio perché grazie alla scelta di colori diversi è possibile ordinare e suddividere con precisione documenti e lettere. Inoltre, queste cartelline racchiudono perfettamente i documenti, in maniera tale da evitare inavvertitamente di diffondere e mostrare dati sensibili.
nIl consiglio è quello di scegliere un colore diverso per ogni anno o per ogni tipo di documento, e di riporre tutte le cartelline in uno scomparto dell’armadio o in una cassettiera predisposta appositamente. Per organizzare meglio lo spazio disponibile, si può ricorrere anche ad uno schedario metallico o ad un armadio dedicato esclusivamente a svolgere le funzioni di archivio.
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Scatole e cassettiere per ottimizzare lo spazio
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Le scatole trasparenti impilabili si rivelano particolarmente efficaci per archiviare il materiale di cancelleria, penne, matite, post it, cd e ogni altro tipo di oggetto. Le scatole di questo tipo sono piacevoli da vedere, hanno un design compatto e possono essere utilizzate per diverse funzioni, la trasparenza rende inoltre molto semplice l’identificazione del contenuto: per tale ragione sono spesso considerate la scelta migliore per mantenere in perfetto ordine tutti gli articoli di cancelleria, gli accessori per la scrivania e le cartucce per stampanti e fotocopiatrici.
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